目次
採用代行サービスを利用すると違法になるのか
採用代行サービスとはどのような内容のサービスのことを指すのか、どんな場合に違法になるのか詳しく見ていきましょう。
採用代行サービスとは委託募集のこと
採用代行サービスとは、人材の募集や選考など、採用活動に関する実務を第三者が代わりに行うサービスのことです。
採用活動といえば、一般的に人材を採用する企業が自社で募集をかけて、面接の日程調整などを行います。これに対して、採用代行サービスを利用している場合には、サービスの提供会社が募集をかけて、応募を受け付けます。書類選考や面接を行うのもサービスの提供会社です。
少子高齢化などの影響で採用活動にかかる負担が大きくなったことから、このような採用代行サービスは注目を浴びています。また、「委託募集」という言葉を耳にすることもあるかもしれませんが、これは採用代行サービスを利用して募集をかけることです。
ただし、外部に業務を委託する場合でも、募集や選考を自社で行い、採用試験問題の作成や試験実施のみを外注するなどのケースは委託募集に該当しません。
この場合は、「第三者が事業主の代わりに募集した」ことにならないためです。
採用代行と呼べるかどうかは、採用自体に関わる業務が委託されているかどうかが判断基準になります。
また、人材紹介業者に対して求人募集を委託したり、紹介してもらったりすることは「職業紹介」となるため、こちらも委託募集ではありません。
委託募集は許可があれば違法性はない
委託募集に関して、職業安定法第36条1項・第60・施行規則37条1項3号に規定が置かれています。これによると、委託募集を行うには厚生労働大臣か都道府県労働局長の許可を得なければなりません。この許可を得ずに採用代行サービスを利用すれば、違法になってしまいます。
逆にいえば、事前に許可さえ取っておけば、採用代行サービスを利用して違法になることはありません。
また、許可が必要なのは募集や選考に関する業務を第三者が行う場合です。自社で募集と選考を行い、採用試験の問題作成や実施などを外部に委託するような場合には、許可は必要ありません。
ただし、許可に関しては委託者だけではなく、受託者も基準を満たしていることが必要です。
受託者も同様に、厚生労働大臣か都道府県労働局長から許可を取得していなければ違法とみなされます。違法性のない委託募集には、委託者と受託者の両方が許可を取得していなければなりません。
このように法律で許可制としている理由は、労働者の雇用の安全性を守るためです。
許可の取得には、職業安定法や労働関係法令に違反していないことや、職種に関して十分な知識を有していることなどが条件とされています。
採用代行を許可制にして、質の高い委託者と受託者のみが利用できるサービスにすることで、安全性の高い雇用の提供につなげることが狙いです。
そうすることで、早期離職などのリスク軽減にもつながります。
採用代行サービスを利用するために許可を取る方法
採用代行サービスを利用するための許可を取る方法とその基準について見ていきましょう。
許可を取る方法
許可を取るにはまず、委託募集許可等申請書を用意しましょう。それを記載して提出します。提出先は厚生労働大臣か都道府県労働局長ですが、募集人数によって決まります。
ひとつの都道府県から募集する人数が30人以上か、募集人数の総数が100人以上の場合の提出先は厚生労働大臣です。募集人数がそれより少ない場合には、都道府県労働局長に提出します。
提出期限は、提出先が厚生労働大臣なら募集開始月の21日前まで、都道府県労働局長へ提出する場合には募集開始月の14日前までです。
委託募集許可等申請書のほかに帳簿や関係書類などが必要になることもあります。そのため、申請を行う際にはできるだけ早めに準備しておきましょう。
許可の基準
委託募集許可等申請書を提出すると、3つの基準についてチェックされます。許可を得るためには、それらの基準に合致していなければなりません。
1つ目は、募集元企業や利用予定の採用代行サービス会社に関することです。過去に職業安定法や労働関係法令に関する重大な違反をしていないかどうかがチェックされます。もし、これまでに重大な違反をしたことがある事実が確認されれば、許可を得ることはできません。
2つ目は募集する採用条件に関することです。法令に違反する点がないかどうか、社会保険や労働保険に加入しているかどうかなどを中心にチェックされます。法令に違反する点がなく、適正な条件で募集するなら特に問題ありません。
3つ目は業務内容や採用条件が明示されていることです。従事する業務の内容や給料、休日などについて明確に記載されていなければ、許可を得ることはできません。
採用代行サービスの会社を選ぶポイント
採用代行サービスを利用する際には、次のようなポイントをチェックしておきましょう。
許可を取っている事業者であるか
採用代行サービスにおいては、サービスの提供会社も厚生労働大臣から許可を得ていなければなりません。利用したい業者を見つけたら、まずはきちんと許可を得ている会社なのかどうか調べておきましょう。
また、採用代行サービスを利用する際は、自社の情報を提供することになります。そのため、信頼して任せられる会社かどうか、口コミなども参考にしながらしっかり確認しておきましょう。
委託したい業務に対応できるのか
採用業務は多岐にわたります。採用代行サービスをしている会社が、必ずしも採用業務のすべてに対応できるとは限りません。そのため、自社で委託したい業務をカバーできるのかどうかもチェックしておく必要があります。
また、委託する業務に関して費用の見積もりを取ってもらいましょう。会社によって、料金が安いところもあれば高いところもあります。相場から大きくかけ離れたところを避ける意味でも、複数の会社の見積もりを比較することが重要です。
また、委託したい業務を明確にしておかなければなりません。そのため、これまでの採用活動の見直しや分析も行う必要があります。その上で、どの業務を委託するのか検討してみましょう。
自社の要望をしっかり聞いてくれるのか
採用活動のやり方は会社によって異なります。独自のルールに基づいて採用活動を行っている会社もあるでしょう。
採用代行サービスを選ぶ際には、そのような自社の事情を伝えた上で、要望に沿って業務を行ってくれるかどうか確認が重要です。コストの相談や自社ルールのヒアリングなどを行ってくれるところであれば安心でしょう。
また、委託後の進捗状況や情報の共有がスムーズに行えると、採用活動の相談や今後のスケジュール調整なども行いやすくなります。
現状を把握しやすくするために、情報共有を円滑に行える体制づくりも重要です。
会社で利用しているツールなどがあれば、委託先との連携ができるか事前に確認しておきましょう。
また情報を共有するタイミングも決めておくと、ミーティングなどでも現状を報告しやすくなります。
十分な実績はあるか
採用代行サービスを利用したからといって、必ずしも良い人材を採用できるとは限りません。質が良くない採用代行サービスを選んでしまうと、自社で採用活動を行ったときとあまり変わらないかもしれません。
そのため、営業年数に見合った実績があるかどうかチェックしておきましょう。結果を出せていない採用代行サービスに任せるのはリスクが高く、あまりおすすめできません。コストをかけて委託するため、安心して任せられる実績のある会社を選びましょう。
また、採用代行サービス会社のリサーチ力や得意分野を確認しておくことも重要です。
会社によって新卒や中途、アルバイトなど、それぞれ採用領域が異なるため、自社にマッチしていなければ実績があっても成果につながらない可能性があります。
求める人材が、採用代行サービス会社の得意とする市場にいなければ採用につながりにくいです。
そのため、単純に採用実績だけではなく、採用代行サービスの特性を見極めて自社に最適な委託先を見つけましょう。
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まとめ
募集や採用の業務を第三者に代わりに行ってもらえる採用代行サービスの利用は、委託募集に該当します。行政による許可が必要で、許可なしで利用すると違法になってしまうため注意しましょう。
また、採用代行サービスを提供している会社にも、サービスの質や内容に差があります。委託したい業務に対応しているかどうか、実績は十分かどうか、よくチェックした上で利用するようにしましょう。