オファー面談をご存知でしょうかあ？
内定を受け取ってくれた学生や求職者が、内定辞退をした….なんて方はいらっしゃるのではないでしょうか？その背景には、内定者と自社との間で条件やカルチャー面で認識の齟齬が原因としてあります。
そこで、この記事では内定辞退者を出さないために重要な手法とされているオファー面談について解説していきます。
是非最後までお付き合いください。
オファー面談とは？
オファー面談は、新卒の内定者と労働条件のすり合わせのために実施します。面談では、具体的な仕事内容だけでなく、社内の各種制度や福利厚生、入社日などを人事担当からあらためて説明します。
オファー面談は、必ず実施するわけではありません。売り手市場の採用活動において、内定予定者から「この企業で働きたい」と思ってもらうために、最終確認の場として行われます。
オファー面談を取り入れる目的
少子高齢化による人材不足が進み、企業は欲しい人材の確保が難しくなっています。内定を出しても、複数社に応募している新卒者は多く、最終的に辞退される可能性もあります。
近年、オファー面談を取り入れる企業が増加傾向にあります。人材不足に頭を抱えている企業は、オファー面談の目的を学び、自社に必要かどうか検討してみましょう。
内定辞退の防止をするため
オファー面談は内定辞退の防止を目的として実施されます。もちろん、各論として条件面のすり合わせや不安解消等を目的に実施されます。
ただ、この売り手市場の中で企業が優秀な人材を逃さないように、内定者（内定前の場合もあり）を囲い込んでおくことが重要です。
基本的に優秀な人材ほど他にも内定を抱えています。他の企業に流さないためにもオファー面談は重要です。
▼関連記事
内定辞退を防止するために効果的な取り組みとは。原因や具体例を紹介
条件を確認し合うため
求人票や採用面接のみでは、働くイメージをしにくい新卒者がいるかもしれません。また内定通知書のみでは、入社を決心できないこともあります。入社前に詳細な労働条件を確認しておくと、納得したうえで入社できます。
求人票に記載されている内容と相違がないか、新たに伝えておくべき事項はないか事前にチェックし、入社後のギャップを防ぎましょう。
内定者の不安を解消させるため
新卒者にとって、新しい環境への不安は大きいものです。オファー面談を通して「配属先はどこか」「入社したあとの業務の流れ」などを詳細に伝えることで、内定者の疑問や不安を払拭できます。
また、採用面接ではなかなか尋ねづらいことも、内定後であれば気軽に質問しやすいでしょう。現場社員をアサインし、具体的な説明やアドバイスをすると、より現場の雰囲気が伝わりやすくなります。
オファー面談までの流れ
オファー面談の流れを知っておくと、スムーズに実施できます。基本的な流れは以下のとおりです。
- STEP①｜内定通知・条件通知書の作成
- STEP②｜面談日の調整
- STEP③｜面談実施
それぞれ詳細に解説していきます。
STEP①｜内定通知・条件通知書の作成
内定が決まったら、迅速にメールもしくは郵送にて「内定通知書」を送付します。入社後のトラブル防止のためにも、内定通知書には、下記の点について詳しく提示しましょう。
- 労働条件
- 休日
- 給与
- 賞与
- 福利厚生
- …etc
労働者と雇用契約を結ぶために、「条件通知書」を発行します。条件通知書の書式に、決まりはありません。ただし項目内容には、労働契約の期間や始業および終業時刻と勤務時間、賃金の計算方法、締日支払日などをはっきり示しましょう。
STEP②｜面談日の調整
オファー面談の日程調整は、内定通知後できるだけ早く進めましょう。期間が空いてしまうと「この企業は対応が遅い」「採用活動を後回ししている」など、内定者に不信感を与えてしまうかもしれません。
内定者の心変わりを防ぐためにも、スピーディーに面談日を設定しましょう。
STEP③｜面談実施
オファー面談時には、労働条件を口頭で説明します。配属先や業務内容、残業時間、評価制度、勤務時間、福利厚生、手当などについて詳しく伝えて、疑問点がないか確認します。
特に採用面接では口に出しにくい「給与面」について、疑問や不満はないか尋ねることは大切です。内定後は条件交渉をされるケースもあるため、譲歩できる範囲を決めておきましょう。
また面談時は、配属部署の担当者を同席させることも望まれます。配属後の業務フローや現場の雰囲気、社員の様子などを伝えると、入社後のイメージがしやすくなります。
オファー面談で確認するべきポイント
オファー面談は、単に実施するだけでは不十分です。内定承諾率を上げるためにも、面談のポイントについてチェックしてみましょう。
事前に労働条件を伝える
求人票に記載したタイミングから時間が経っていると、応募時と現在で労働条件が異なっているかもしれません。矛盾がないように、事前に労働条件について知らせましょう。
内定通知書に労働条件を記載した場合、オファー面談時に改めて確認します。記載内容と相違ないか変更点はないかなど、面談前にチェックしておきましょう。
内定者に労働条件について気になる点はないか、質問を求めることも大切です。内定者との質疑応答を通して交流を図れますし、何を重視している人材なのかが見えてくるでしょう。
内定理由を説明する
内定者によっては、自分が採用された理由が気になっているかもしれません。入社後の意欲向上につながるため、内定理由や期待している点について述べることも重要です。
特に入社先を吟味している内定者の場合、自分に期待してくれている企業で働いてみたいと考えるでしょう。
「誠実な受け答えが好印象だった」「描いているキャリアが明確だった」など、決め手を伝えてみてください。内定者にとっては、入社後どのような姿勢で臨むべきかヒントを得られるかもしれません。
入社後の業務内容や課題を伝える
入社後の業務内容を説明すると、具体的にイメージしやすくなります。1日のスケジュール感や研修の有無、現場に入るタイミングを伝えておくとよいでしょう。
また2年後、3年後には、どのように業務内容が変化するのか、キャリアプランの方向性、配属先の変わる可能性などについても説明します。内定者の希望するキャリア形成が可能か、オファー面談時にはっきりさせておきましょう。
さらに自社の課題を伝えておくことも大切です。企業の理念や強みだけ伝えると、入社後に実情を知って、早期離職につながるおそれがあります。企業全体の課題、部署ごとの課題、課題に向けての取り組みなどについて事前に知らせておきましょう。
内定者とのコミュニケーションを意識する
内定者からの質問に対して曖昧な回答をしたり、否定的な言葉を使ったりすると、企業に悪印象をもってしまうかもしれません。またオファー面談において、一方的に説明するだけでは不十分です。
内定者の疑問や不安を解消するために、積極的にコミュニケーションをとる姿勢が求められます。内定者がどのような意見や主張をもっているか、耳を傾けましょう。
内定者の気持ちや考えに寄り添って面談を進めれば、「理解のある会社」として入社意欲を高められるでしょう。
他社選考の状況を把握する
一般的に多くの新卒者及び求職者は、複数の企業に応募します。いくつか内定をもらっている可能性を考慮して、可能な範囲で他社での選考状況を確認することも重要です。
内定者の他社選考の状況に応じて、面談内容を検討する必要があります。たとえば内定保留期間について、打診を受けるかもしれません。
そのため、内定受諾の期限を事前に設定しておきます。ただし採用担当者は「入社して欲しいが、悔いのない判断をしてください」と、内定者に配慮した対応を心がけましょう。
採用を成功させるなら「社長メシ」がおすすめ！
内定承諾率を上げるには、選考前から求職者と積極的に面談をすることも大事です。求職者に企業のことを深く知ってもらうことで、企業への志望度を高めるきっかけになります。
とはいえ、面談の実施にあたっては、企業からオファーを送らないといけないため、工数に手間がかかります。
採用活動を効率良く進めるなら、採用マッチングアプリ「社長メシ」をご活用ください。
社長メシは、企業からだけではなく、求職者と双方向でオファーを送り合うことができる採用マッチングアプリです。20代を中心に5万人の学生、社会人が利用しています。
求職者からオファーが届くため、企業からオファーを送らずとも、カジュアル面談をスピーディーに実施することができます。また、社長から直接オファーを送ることで、面談率も高くなるでしょう。
面談では食事会やオフィス、オンラインなど、さまざまな場で開くことが可能です。社長自らが面談を実施、企業の事業や理念、強みをアピールすることで、理念に共感した人材を集めやすくなり、内定辞退率を低下させることにもつながります。
理想の人材を採用するなら、ぜひ社長メシをご検討ください。
まとめ
内定者の企業理解が不十分だと、内定辞退につながるおそれがあります。また採用面接時は好印象をもっていても、他社との選考過程で考えを変えてしまうこともあります。
内定承諾率を上げるためには、オファー面談により新卒の内定者と積極的にコミュニケーションをとることが重要です。
少ない工数で新卒の内定者と交流を図るなら、採用マッチングアプリ「社長メシ」をご検討ください。食事会やオフィス、オンラインなどを通して、求職者と企業が気軽に交流できるアプリです。
利用検討中の企業様に、オンライン相談や資料の送付、無料掲載できるフリープランをご提案しています。ぜひお気軽にお問い合わせください。
