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採用活動における座談会とは
座談会とは就活生と現役社員との交流の場として開催されるものです。会社説明会の後に行われるのが一般的で、面接のような選考とは異なり学生から社員へ自由に質問できる場となっています。
座談会が行われる主な目的は、学生の企業理解を深め、入社後のミスマッチを防ぐことです。
座談会を開催することで、企業理念や事業内容についてより多くの情報を発信できます。企業理解を深めてもらうことで、入社意欲の高い学生を集められます。
また座談会を開催することで、学生のことを知れるのもメリットです。説明会や面接とは異なり学生からの質問を中心に進行するため、意欲的な学生を見つけられます。優秀な人材を採用したい企業にとって、学生とコミュニケーションが取れる座談会は貴重な場といえるのです。
説明会や座談会の予定を立てる際は、年度ごとに新卒採用のスケジュールを把握しておくことが大切です。2024年卒の新卒採用スケジュールは、以下の記事から確認できます。
座談会の主なふたつの形式
座談会には「テーブル形式」「パーティー形式」の2種類の形式があります。それぞれの形式ごとにメリット・デメリットがあるため、自社がどちらの形式に合っているか判断しましょう。
テーブル形式
テーブル形式はひとつのテーブルに学生が数名着席し、そこに社員が1名あるいはペアで着席して交流する形式です。カフェのようにリラックスした雰囲気で行われることから「ワールドカフェ」とも呼ばれ、座談会では最も主流な形式です。
テーブル形式では一定時間になったらメンバーを入れ替えて進めていきます。テーブル形式のメリットは限られた時間のなかで多くの学生と接点をもてることです。
また職種ごとにテーブルを分ければ、学生が希望する職種の先輩社員とコミュニケーションが取れます。
パーティー形式
パーティー形式は文字通りパーティーのように参加者が自由に動き回って好きな人と話ができるスタイルです。テーブルに食べ物や飲み物が置かれ、立食しながらカジュアルに交流します。
パーティー形式はテーブル形式と違って、興味のある社員・学生とじっくり話せるのがメリットです。
しかし、学生も社員も自分から積極的に話しかけに行かないと誰とも話せないまま終わってしまいます。内向的な人や人見知りの人にとっては不向きな形式といえるでしょう。社員は学生が孤立しないように配慮する必要があります。
座談会の基本的な進め方
座談会を円滑に進めるためには、基本的な流れを知っておくことが大切です。座談会は就活生の自社に対する志望度を高め、母集団形成に役立つ大事な機会です。自社を上手くアピールできるように進め方を押さえておきましょう。
社員から自己紹介する
まずは社員から自己紹介しましょう。自社に興味を持ってくれたことに感謝の言葉を述べつつ、自分の所属部署や職種、仕事内容など基本的なことを話します。
学生側は社員の雰囲気を見ているため、明るく笑顔で挨拶することが大切です。
また、社員を覚えてもらうためにも、名前や部署が書かれた名札をつけておくのもよいでしょう。学生からしても誰に質問すればよいか、誰と話したいかが明確になるためおすすめです。
座談会は学生側が質問をする場ですが、座談会の開始直後は緊張している学生がほとんどのため、社員から積極的に話すようにしましょう。
アイスブレイクで場を和ませる
学生が質問しやすいようにアイスブレイクで場を和ませるようにしましょう。座談会は選考ではないものの、学生にとっては「採用に影響するのではないか」と不安になったり緊張したりするものです。緊張してしまっては学生の「素」を見ることもできません。
アイスブレイクの方法はさまざまですが、仕事とは関係のない話をしてみるのもよいでしょう。「最近食べた美味しいもの」「テレビの話」「地元のエピソード」など、学生が聞いていて楽しくなるような話をしましょう。
また、社員から学生に対して簡単に答えられるような質問をするのもおすすめです。共通の話題で盛り上がれれば緊張はほぐれるでしょう。
アイスブレイクでは学生同士がコミュニケーションを取れるよう心がけることも大切です。将来同僚になるかもしれない人と仲良くなることで、入社意欲が高まる場合もあります。
学生から質問を受け付ける
社員から自己紹介をしてアイスブレイクも済ませ、学生の緊張がほぐれてきたら、いよいよ質問を受け付けるフェーズに入ります。基本的には学生発信で自由に質問をする形式ですが、なかなか自分から質問できないこともあるでしょう。
そういった心配がある場合は、質問カードを用意するのがおすすめです。たとえば「会社に興味を持った理由」「志望に至った経緯」「入社して大変だったところ」「仕事のやりがいや魅力」などがあります。
こういった座談会でよくある質問をカードにして学生に引いてもらい、社員が答えるような形式であれば学生が無理に質問を考える必要もありません。
ただし、質問カードのみで進行してしまうと学生が本当に聞きたかった質問ができなくなってしまうおそれがあります。質問カードは状況に応じて使うようにしましょう。
また、質問カードを使って進行した際には、自由に質問できる時間もあわせて作るとよいでしょう。
座談会をスムーズに進めるためのコツ
「座談会を開催したことがない」「担当になったのは初めて」といった場合は、座談会の実施に対してさまざまな不安を抱えているかもしれません。座談会をスムーズに進めるためにも、ここで紹介する4つのコツを押さえましょう。
座談会のテーマを決める
テーマを決めずに無計画に進めると、ただの雑談で終わってしまうかもしれません。座談会のテーマを決めることで、その軸に沿って進行を進められます。学生も質問しやすくなるうえ、自社が伝えたいことに絞って進行できます。
座談会のテーマは企業が発信したい情報、学生が知りたがっている情報を含めたものがおすすめです。よくあるテーマとしては以下が挙げられます。
・自社の特徴
・職種ごとの仕事内容
・仕事のやりがいや魅力
・将来のビジョン
上記のほかにも、職場の魅力を伝えるといった点で職場のイベントや社内の雰囲気を取り上げてみるのもよいでしょう。
想定される質問に対する回答を考えておく
座談会では参加者からさまざまなことを質問されます。事前に回答を用意しておくことで、伝えたいことを漏れなく伝えられるでしょう。
回答を用意していないと誤解を招くような回答をしてしまうおそれがあります。また終わってから「もっといい回答があったな」と後悔してしまうかもしれません。座談会でよくある質問としては以下が挙げられます。
・社内の雰囲気
・1日のスケジュール
・入社の決め手
・面接対策
・注力している事業
・自社の強みや弱み
・求められるスキル
・業務に役立つ資格
質問への回答は自身が実際に経験したことに沿って話すのがおすすめです。会社のホームページや求人情報に書かれてあるような内容を答えるよりも、座談会に参加したからこそ知れる情報のほうが学生の満足度も高まります。
時間配分を決めておく
限られた時間内で双方が満足のいく座談会となるよう、時間配分を決めてテンポ良く行うことが大切です。ひとつの話題に対して長く話してしまうと、ほかの質問ができなくなり不満につながるおそれがあります。
またひとりに多くの時間を使うのではなく、全員と満遍なく話せるように配慮することも大事です。特にパーティー形式の場合、社員も参加者も比較的自由に動けるため、会話する人や時間に偏りが出てしまいやすくなります。
ある程度時間を気にして行動すれば多くの参加者と接点が持てるでしょう。
時間配分がうまくできない場合はタイムリミットを設けるのもおすすめです。時間配分は参加者の人数やテーマの内容に応じて柔軟に決めましょう。
参加者全員が話せるようにする
座談会は学生にとっても貴重な場であるため、参加者全員が話せるように配慮することが大切です。一部の学生に会話が偏ってしまうと、ほかの学生が聞きたいことを聞けなくなってしまいます。
参加人数によってはひとりが話せる時間が短くなってしまいますが、全員が話せるよう時間配分に気を配るように心がけましょう。
参加者全員が話せる方法としては、ひとりの持ち時間や質問できる回数、順番を決めておくのがおすすめです。また事前に質問を聞いておくのもよいでしょう。
社長メシなら求職者とコミュニケーションが取りやすい！
求職者との交流の場を設けるなら、採用マッチングアプリの「社長メシ」をぜひご活用ください。社長メシは企業と求職者の間でオファーを送り合うことができ、マッチすれば食事会やイベントなどのフランクな場で交流できます。
学生も自由に質問しやすく、本音を聞き出せるため採用ミスマッチを減らすことに役立ちます。またオフラインだけでなくオンラインでも開催できるため、説明会に出席できなかった人や遠方の人も含めてさまざまな求職者と接点が持てる点が特徴です。
アプリ内でイベントを作成すれば、ターゲットとマッチングしやすくなります。ぜひ利用してみてください。
まとめ
座談会は就活生と現役社員の交流の場として開催され、学生が先輩社員に対して自由に質問できる場です。企業理解を深めてもらうことで採用のミスマッチを防ぐ狙いがありますが、時間が限られているためテンポ良く進める必要があります。
緊張して質問できない学生もいるため、アイスブレイクで場を和ませるほか、質問カードを用意するといった工夫も取り入れましょう。