目次
内定者懇親会の案内メールの書き方
どのように案内メールを書くと伝わりやすいのか、ポイントを紹介します。
件名は簡潔に、わかりやすい件名にする
内定者懇親会の案内メールを書く際に、まず押さえておきたい重要なポイントが、件名は簡潔にして、わかりやすいものにすることです。
どのようなメールなのか件名で判断できないと、読んでもらえなかったり後回しにされて反応が遅れたりする可能性があります。内定者に確実に読んでもらえるように、内定者懇親会が開催されることが一目でわかる件名にしましょう。
| ・【要確認】内定者懇親会のお知らせ ・【〇月〇日開催】内定者懇親会のご案内 ・【株式会社○○】内定者懇親会のお知らせ |
参加・不参加の返信がほしい場合は、返信が必要であることがわかるようにしておきます。
また、件名の最初に【要確認】【要返信】などをつけておくと、重要なメールであることが伝わりやすいでしょう。
メール冒頭の宛名は送り方によって変える
通常のビジネスメールの場合、宛名は「○○株式会社 ○○部 ○○様」のように、相手の会社名や部署名の後に指名を記載するでしょう。
しかし、内定者懇親会の案内メールでは、内定者に個別にメールを送るのか、BCCでまとめて内定者全員に送るのかによって宛名が変わります。内定者に個別に送る場合は、以下のように記載すると良いでしょう。
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・○○ ○○（内定者のフルネーム）様 |
BCCでまとめて内定者全員に一斉メールする場合は、以下のように記載します。
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・内定者の皆様 |
内定者懇親会の内容は箇条書きで見やすくする
内定者懇親会の案内メールでは、内定者懇親会の日時や場所などを箇条書きでわかりやすくしておくことも重要です。箇条書きを用いなかった場合と、箇条書きを用いた場合を比較してみましょう。
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【箇条書きなし】 ご参加いただける場合は、スーツ着用のうえ、筆記用具と印鑑を持ってお越しください。ご不明な点等ございましたら、弊社の人事総務部○○にお問い合わせください。お問い合わせ先の電話番号は、00-0000-0000です。 |
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【箇条書きあり】 ・開催日時：令和○年10月1日10時 |
こうして比べてみると、箇条書きを用いたほうがすっきりしていて見やすいことがわかるのではないでしょうか。
冗長文にすると読みづらいだけでなく、わかりづらさを感じて、問い合わせが多くなってしまいます。問い合わせ対応に追われるのを防ぐためにも、必要な情報が一目で読み取れるように工夫してみましょう。
出欠連絡の方法と期日を忘れずに入れる
内定者懇親会の案内メールには、出欠連絡の方法と期日も忘れずに入れておきましょう。
内定者の人数が少ない場合は、内定者懇親会の案内メールに直接返信してもらうと良いでしょう。
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・ご参加いただける場合は、○月○日までに当メールアドレスにご返信をお願いいたします ・○月○日までに、当メールアドレスに出欠のご回答をお願いいたします |
内定者が多く、直接返信されると返信メールを見逃したり、参加者管理に手間がかかったりする可能性がある場合は、出欠確認用のツールを利用するのがおすすめです。
| ・○月○日までに、下記URLより出欠のご回答をお願いいたします |
ツールを使用する場合は、上記のような一文を入れておくと良いでしょう。
内定者懇親会の案内メールを書く際の注意点
内定者懇親会の案内メールを書く際に、とくに注意したいことが2点あります。企業のイメージにもかかわるので、しっかり確認しておきましょう。
くだけすぎた表現にならないよう、注意する
内定者懇親会の案内メールは、内定者の緊張をほぐして親しみをもってもらうためにも、多少くだけた表現にするのがおすすめです。ただし、親近感を意識し過ぎて話し言葉を多用すると節度のない表現になってしまうおそれがあります。
あまりにくだけすぎて内定者に不快感を与えるきっかけにもなりかねないので、硬すぎない程度にすると良いでしょう。
早朝や夜間にメールが届かないよう注意する
早朝や夜間に内定者懇親会の案内メールが届かないようにすることも重要です。就業時間外にメールが届くと、「こんな時間に働いているの？」「入社したら毎日残業になるのでは」と、内定者が不安を感じてしまいます。
送信予約を活用するなどして、就業時間内にメールが届くようにしておきましょう。
内定者懇親会の案内メールを作成する流れと例文
内定者懇親会の案内メールを作成する流れと例文を紹介します。
内定者懇親会案内メールの流れ
内定者懇親会の案内メールには、以下の内容を記載するのが基本です。
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・件名 |
いずれも長くなりすぎないよう簡潔に、わかりやすく書くことが大切です。
内定者懇親会案内メールの例文
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件名：【株式会社○○】内定者懇親会のお知らせ 内定者の皆様 お世話になっております。 さて、この度令和○年度の採用内定者の皆様を対象とした、内定者懇親会を開催することとなりました。 内定者の皆様と弊社の社員との親睦を深める機会となりますので、ぜひご参加いただきますようお願いいたします。詳細は以下のとおりです。 ・開催日時：令和○年10月1日10時 ○月○日までに、当メールアドレス（人事総務部 ○○宛て）に出欠のご回答をお願いいたします。 内定者の皆様のご来場を心よりお待ちしております。 署名 |
まとめ
内定者懇親会の案内メールは、「簡潔にわかりやすく」が基本です。内容に迷ったら、ぜひ今回紹介した内容を参考にしてみてください。
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