【企業側】内定者懇親会の書き方や案内メールに記載する内容を例文をもとに紹介。

面接が完了し晴れて内定通知を出し、内定者懇親会の開催に至ることになりました。その際の、案内メールの書き方についてこの記事では解説していきます。

内定者懇親会を実施することで内定辞退率を下げることにも繋がります。この記事を読むことで、内定者懇親会の案内メールを例文を使って簡単に作成できるので、ぜひ最後までお付き合いいただければと思います。

内定者懇親会の案内メールの書き方

どのように案内メールを書くと伝わりやすいのか、ポイントを紹介します。大前提として内定者懇親会の案内メールで記載すべき内容は下記のとおりです。

その上で、以下で内定者懇親会の案内メールの書き方について解説していきます。

件名は簡潔に、わかりやすい件名にする

内定者懇親会の案内メールを書く際に、まず押さえておきたい重要なポイントが、件名は簡潔にして、わかりやすいものにすることです。

どのようなメールなのか件名で判断できないと、読んでもらえなかったり後回しにされて反応が遅れたりする可能性があります。内定者に確実に読んでもらえるように、内定者懇親会が開催されることが一目でわかる件名にしましょう。

参加・不参加の返信がほしい場合は、返信が必要であることがわかるようにしておきます。また、件名の最初に【要確認】【要返信】などをつけておくと、重要なメールであることが伝わりやすいでしょう。

メール冒頭の宛名は送り方によって変える

通常のビジネスメールの場合、宛名は「○○株式会社　○○部　○○様」のように、相手の会社名や部署名の後に指名を記載するでしょう。

しかし、内定者懇親会の案内メールでは、内定者に個別にメールを送るのか、BCCでまとめて内定者全員に送るのかによって宛名が変わります。内定者に個別に送る場合は、以下のように記載すると良いでしょう。

BCCでまとめて内定者全員に一斉メールする場合は、以下のように記載します。

日時と場所・持ち物、イベント内容

内定者懇親会の案内メールでは、内定者懇親会の情報を箇条書きでわかりやすくしておきましょう。書くべき内容として最低限下記の内容を記入しておくようにしましょう。

具体的な例文としては下記のとおりです。

箇条書きを用いたほうがすっきりしていて見やすいため、箇条書きを使用するようにしましょう。それ以外にも、情報が一目でわかるようにわかりやすく情報を記載するようにしましょう。

出欠連絡方法の確認

内定者懇親会の案内メールには、出欠連絡の方法と期日も忘れずに入れておきましょう。内定者の人数が少ない場合は、内定者懇親会の案内メールに直接返信してもらうと良いでしょう。

内定者が多く、直接返信されると返信メールを見逃したり、参加者管理に手間がかかったりする可能性がある場合は、出欠確認用のツールを利用するのがおすすめです。

ツールを使用する場合は、上記のようにGoogle Form（グーグルフォーム）等のリンクを入れておくことで、コミュニケーションコストを減らすことができます。

内定者懇親会の案内メールを書く際の注意点

内定者懇親会の案内メールを書く際に、とくに注意したいことが2点あります。企業のイメージにもかかわるので、しっかり確認しておきましょう。

注意点①｜くだけすぎた表現にならないよう、注意する

内定者懇親会の案内メールは、内定者の緊張をほぐして親しみをもってもらうためにも、多少くだけた表現にするのがおすすめです。ただし、親近感を意識し過ぎて話し言葉を多用すると節度のない表現になってしまうおそれがあります。

あまりにくだけすぎて内定者に不快感を与えるきっかけにもなりかねないので、硬すぎない程度にすると良いでしょう。

注意点②｜早朝や夜間にメールが届かないよう注意する

早朝や夜間に内定者懇親会の案内メールが届かないようにすることも重要です。就業時間外にメールが届くと、「こんな時間に働いているの？」「入社したら毎日残業になるのでは」と、内定者が不安を感じてしまいます。

送信予約を活用するなどして、就業時間内にメールが届くようにしておきましょう。

注意点③｜情報を抜け漏れなく送信する

内定者懇親会に、トラブルなく参加してもらうためにも、必要な情報を網羅しましょう。そのために、メールをいきなり書くのではなく、ドキュメントで伝えるべき内容をあらかじめまとめておくことが重要です。

内定者懇親会の案内メールの例文

下記に例文を活用して、内定者懇親会の案内メールを書いてみてください。

まとめ

内定者懇親会の案内メールは、「簡潔にわかりやすく」が基本です。内容に迷ったら、ぜひ今回紹介した内容を参考にしてみてください。

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