採用計画とは？立て方と新卒中途スケジュールの組み方について解説。【無料テンプレート】

人材採用がうまくいかないと悩んでいる企業は多くあります。その原因は、企業の魅力だけではありません。採用計画の立て方や実行方法がうまくいってない場合が多々あります。

この記事では採用計画の立て方や、実行スケジュールの組み方や人数の決定方法について解説していきます。

また、採用計画の実行に必要なガントチャートのテンプレートを無料で提供しているのでぜひこの機会にダウンロードしてみてください。

採用計画について

ここでは採用計画について解説していきます。具体的に下記の2点について触れていきます。

以下で具体的に説明していきます。

採用計画とは？

採用計画とは、企業や組織が現在および将来にわたって必要とする人材を効果的に確保するための採用活動の指針のことです。

この計画は、経営戦略や事業計画、採用戦略や要員計画等を考慮に入れて立てられます。そこから採用活動を実行するための具体的な目標やタスク、スケジュール等までが範囲となっています。

採用担当者は、基本的に採用計画に基づいて採用活動を実行することになります。

採用計画の策定４ステップ

採用計画を策定するには、経営戦略等のボードメンバーレベルの方針から採用担当者の行動レベルにまで落とし込んでいく必要があります。

そのための流れが下記の図のように表すことができます。

上記のそれぞれの項目について以下で詳細に解説していきます。

STEP①｜経営戦略や事業計画の理解

採用戦略は、社内の「ヒト」全体をつかさどる人事戦略に内包される領域です。 ひいては、事業戦略、経営戦略の肝となる戦略です。

人材の開発、維持、報酬、キャリアパス、多様性と包括性など、自社の人事戦略の主要なポイントについて把握が必要です。その上で、人事戦略上で必要とされている人材ニーズについての理解を深めて行きます。

採用戦略は、人事戦略との整合性が取れていることが必要になります。そうでないと、自社の経営上の目的と乖離した動きが起こってしまいます。

STEP②｜予算及び採用人数の決定

採用目標が決定したら、下記の2点のレベルに落とし込んで行きます。

要員計画と予算の決定は、採用戦略の効果を最大化するために具体的な数値に落とし込んだものです。また、要員計画では、どのチャネルから新規人員を採用するのかまで具体化される必要があります。

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STEP③｜採用戦略の策定

採用戦略とは、企業や組織が適切な人材を見つけ、雇用して維持するための計画や方法のことを指します。主に下記のような流れで採用戦略は策定されます。

採用戦略は、組織の目標やカルチャー、業界動向、労働市場の状況（売り手市場or買い手市場）に合わせて設定する必要があります。

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STEP④｜採用KPIの策定

要員計画や予算が確定したら、実行に落とし込むための採用KPIを策定していきます。また、この要員計画や予算で決まったものが「KGI」になります。

ここからKGIを分解して優先順位が高いものを採用KPIになります。

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具体的には、下記の5点が事例として挙げられます。また、自社の課題と紐付けルト下記のようになります。

KPIを置きすぎると、優先順位がわからなくなるためなるべくKPIは一つに絞るようにしましょう。

採用計画の実行に向けた準備

採用計画の準備が完了したら、採用KPIを達成するための実行スケジュールに落とし込んでいきます。フローとしては下記の4ステップになります。

それぞれ詳細に解説していきます。

STEP①｜政府の要請する「就職・採用活動日程」を確認する

採用活動を行う上で、国や経団連が定めるルールが存在します。特に2023年は採用ルールが代わり採用スケジュールが政府主導へ置き換わった年です。

「就職・採用活動に関する要請」が内閣府から出されており、下記のように、広報活動の開始タイミングや採用活動、内定のスケジュールに関してルールが定められました。

広報活動開始	卒業・修了年度に入る直前の３月１日以降
採用選考活動開始	卒業・修了年度の６月１日以降
正式な内定日	卒業・修了年度の１０月１日以降

こうした国のルールに随時目を配り採用活動を進める必要性があります。特に新卒採用をされる企業の場合はこの点に気をつけましょう。

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【企業向け】2024年卒新卒採用スケジュールを徹底解説

▼参考ページ
2024（令和6）年度卒業・修了予定者等の就職・採用活動に関する要請を行いました。

STEP②｜実行タスクを明確にする

続いて、採用KPIから逆算して実行すべきタスクを洗い出していきます。例えば、採用KPIが「応募者数」にある場合、母集団形成をする必要があります。

そのために、採用エージェントの選定や登録や採用イベントへの出店準備等があげられます。

STEP③｜タスク毎での担当者を明確にする

タスクが決定したら、誰がタスクを実行するのか等を明確にしていきます。常に責任の所在を明確にしないと、結局実行されずふわふわして終わってしまいます。

STEP④｜実行スケジュールと期限を明確にする

タスクと担当者が決定したら、いつまでに実行すべきかを明確にしましょう。また国のルール等に違反していないかも入念にチェックすべきでしょう。

採用計画の実行上で注意すべきポイント

採用計画を実行に移す上で注意すべきポイントとして下記の3点があげられます。

計画はあくまで将来への仮説にすぎません。実行してみて異なる部分が出てくるのが常です。定期的な進捗管理と、採用計画を微修正していくことが重要です。

採用KPIの進捗管理を実施する

採用KPIの進捗状況を明確にしましょう。数値目標であれば予実対比を必ずしましょう。

大前提として採用担当者は、採用計画を達成するために採用活動を行います。その際の行動に紐づく採用KPIを達成することが至上命題となります。

ここがふわっとしてしまうと、目的意識のない採用活動になってしまいます。

タスクの進捗管理を徹底する

続いて重要なのが、マネージメントレイヤーであれば必ず担当者の進捗管理を行いましょう。

担当者によるタスクの抜けもれや、そもそもタスクとして認識していないリスクを抑えることができます。社会人として当たり前のように聞こえますが、意外とこれが徹底されず一年後に全然達成できていない企業は多いです。

採用計画の定期的な更新

実際に、採用活動を進めるにあたって施策が思うように採用KPIに対してインパクトしない等のネガティブな結果に終わることがあります。そのために、3ヶ月に一回、最低でも半期に一回は施策の見直しをするようにしましょう。

ただ、ここで重要なのが簡単に採用KPIを変えないことです。KPI達成よりも施策での悪かった点等の見直しに当てましょう。

まとめ

この記事では、採用計画という採用活動の指針となる重要な事柄について解説していきました。実際に、優秀な採用担当者がいても採用計画が意識されていなかったりすると、全社的に効率的な人材採用が進みません。

また、採用活動を実施する上での手段についても考えることは非常に重要です。通常は有名なエージェント等を使用して終わっていないでしょうか？そうではなく、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用などの、優れた採用手法もあります。

例えば、社長メシ等のダイレクトリクルーティングサービスが有名です。