採用面接における面接評価シートとは、「評価項目」や「評価基準」を明確化したものです。面接にて確認すべきポイントや面接官による評価のずれを抑制する効果が期待できることから、自社に適した人材の採用に効果的であると考えられます。
この記事では、面接をより良いものにしたいと考えている企業の採用担当者向けに、面接評価シートの概要やメリット、作成方法などを幅広く解説します。
面接評価シートを理解して、より良い人材の採用を目指しましょう。
面接評価シートとは
面接評価シートは、採用面接における評価項目や評価基準が明記してあり、面接を円滑に進行する目的で用いられるツールです。
このシートは、面接官が候補者の能力や適性を、主観に惑わされることなく評価するために用いられます。複数の面接官がいるケースや、採用基準を明確に規定したい企業にとっては特に有用です。
面接評価シートを導入するメリット
面接の評価項目や評価基準を記載したシートを用いることによって、面接の進行にどのような利点があるのでしょうか。ここでは、面接評価シートを導入するメリットを4つ紹介します。
評価基準を統一できる
面接評価シートを用いることにより、面接官全員が同じ基準にしたがって候補者を評価することができます。
全員が同一の基準で判断することで評価のばらつきを抑えられ、面接の公平性が保たれます。特に、複数の面接官が面接に関わる場合、一定の基準を設けるのは非常に重要です。
客観的な評価ができる
それぞれの面接官の主観や感情に左右されることなく、客観的な視点で候補者を評価できる点も、面接評価シート導入のメリットです。
評価項目や評価基準はあらかじめ設定されているため、主観的な見方に偏ることなく公平な評価がしやすくなります。また、判断に一貫性のある根拠を持つことができます。
面接がスムーズに進行できる
面接評価シートを使用して面接を実施すると、あらかじめ準備された評価項目に沿った質問をするだけで面接をスムーズに進行することが可能です。
質問内容や回答を評価する基準が明確であるため、時間配分もコントロールしやすくなり、候補者との質疑応答をより効率良く行えます。
面接官同士の情報共有がしやすい
面接評価シートを用いれば、シートの形式にしたがって候補者の評価をわかりやすく記録し、面接官同士で情報を共有しやすくなります。
採用面接では、面接官それぞれが異なった視点から候補者を評価しますが、それらをシートにより一元的に管理できるため、採用チーム全体で候補者の評価を共有し総合的な判断が可能です。
面接評価シートの作成手順
面接評価シートを用いることで、採用プロセスの効率化が図れますが、シートを作成する際には具体的にどのようなステップを踏めば良いのでしょうか。
ここでは、面接評価シートの作成手順を4段階に分けて解説します。
①求める人物像を明確にする
評価項目や評価基準を設定するために、まずは自社が求める人材像を明確に定義することが重要です。
求める人材を具体的に定義するために、企業文化に適合する人物の特徴や、求められる役割に必要とされるスキル・経験などをリストアップしましょう。その他、特に必要とされる能力や適性も入念に洗い出しておくことが大切です。
▼以下の記事もご参考ください。
人材要件とは？設定するステップや注意点を解説
②評価項目を設定する
求める人材像が明確になったら、どのような評価項目を設けるか検討していきます。
評価項目は、企業やチームのニーズに応じて、スキルや経験、適性など、優先順位を意識して設定しましょう。具体的な評価項目については、後の章で詳しく解説します。
③評価基準を設定する
次に、決定した評価項目それぞれに対して、どのような基準で評価するかを設定します。
評価基準は、5段階や10段階など数値化できる定量評価と、面接官が面接を通して得た感覚や印象などの定性評価の両方を取り入れることが重要です。また、合否の基準となるラインもあらかじめ設定しておくのが良いでしょう。
▼以下の記事もご参考ください。
採用基準を決め方とは？設定する重要性や必要な項目について解説。
④具体的な質問例を作成する
面接評価シート作成の仕上げとして、具体的な質問例を作成しましょう。
事前に質問内容を決めておくことで、スムーズな面接が実現できるだけでなく、すべての候補者に対して公平に質問できるようになります。
面接評価シートに含めるべき項目
面接評価シートでは、候補者を的確に評価し、客観的な基準に基づいて採点できる項目を設けることが非常に重要です。
ここでは、面接評価シートに記載すべき項目について解説します。
職務適正
この評価項目では、候補者が特定の職場における業務に適しているかを確認します。業務に必要な知識・スキルだけでなく、実務経験や過去の実績なども重要です。
コミュニケーション能力
上司やチームメンバー、取引先と円滑に意思の疎通ができるかを評価するため、コミュニケーションの項目を取り入れることは大切です。コミュニケーション能力は、言語的なスキルだけでなく、表情や距離感などの非言語的なコミュニケーションも含みます。
パーソナリティ
協調性や柔軟性などのパーソナリティは、候補者が職場に馴染み、チームワークに貢献できるかを判断する重要な要素です。職場で良好な人間関係を築き、継続的に働くためにもパーソナリティと企業文化・環境がフィットしている必要があります。
適応力
適応力は、馴染みのない環境や負荷の大きい状況に、どれだけ順応できるかを見極める項目です。変化の激しい現代のビジネスシーンに対応し、ストレス耐性のある人材を見極めるためにも、適応力は重要な評価項目と言えます。
価値観
志望動機や倫理観など、候補者の価値観について評価する項目は大切です。企業と候補者の価値観がフィットしていなければ、長期的な貢献は期待できません。企業が重視している価値観に、候補者がどれだけ共感できるかを見極める評価項目が必要です。
▼以下の記事もご参考ください。
採用ミスマッチをなくすには？ミスマッチが起きる原因や防ぐ方法！
面接評価シート作成時のポイント
効果的に活用できる面接評価シートを作成するには、いくつかのポイントに留意する必要があります。ここでは、候補者の適性をより正確に把握するための、面接評価シート作成のポイントを解説します。
新卒採用と中途採用で分けてシートを作成する
面接評価シートは、新卒採用と中途採用で異なるものを作成するのがポイントです。基本的に新卒は前職の経験がないため、将来性や学習意欲などを重視したシートを作成します。一方、中途採用の場合は、実務経験や即戦力としての能力を評価する項目が必要です。
評価項目数は最低限にする
評価項目が多すぎると、面接官が混乱して正当な評価が下せない場合があります。シートを準備する段階で必要項目を厳選し、候補者の重要な要素に対して効果的にフォーカスできる項目だけを残しましょう。
項目ごとに比重を設定する
項目ごとに重要性が異なるため、適切な比重で評価基準を設定することが非常に重要です。職種やチームによって、優先順位の高い項目に高い比重を置くことで、求める人材を正確に評価することにつながります。
評価基準は詳細に言語化する
面接官ごとに異なる基準で評価しないよう、評価基準は曖昧にせず詳細に言語化しておかなければなりません。「コミュニケーション能力」や「適応能力」などで測る能力とは何なのか、明確に定義しておくことが重要です。
自由記述欄を設ける
定量評価では測りきれない、候補者独自の強みや個性を評価するために、自由記述欄を設けることも大切です。面接官が直感した雰囲気や印象などを記載する欄があると、候補者の人間性に対する理解も深まるでしょう。
面接評価シートのテンプレート
ここでは、一般的な面接評価シートのテンプレートを紹介します。以下の評価シートには、候補者の基本情報やコミュニケーション能力、行動力、思考力などの評価項目と、5段階で評価する採点欄が含まれています。
面接評価シートを導入する際の注意点
面接評価シートを導入する際には、気をつけておきたい点もあります。ポイントを押さえておくことで、採用プロセスの効率をさらに向上できるでしょう。ここでは、面接評価シートを導入する際の注意点を2つ紹介します。
候補者の潜在的なスキルが見極めにくい
面接評価シートだけでは、候補者の潜在的なスキルや創造的な能力を見逃してしまう可能性があります。面接評価シートでは、面接官ごとの評価のばらつきを防ぐため、評価項目・評価基準があらかじめ決まっています。そのため、潜在的なスキルを見極めにくいのが難点です。
候補者の潜在的なスキルや強みを見出すために、面接官が候補者とゆっくり対話する時間を設け、人間性や隠された強み、将来性などを観察する必要があります。
機械的な印象を与える恐れがある
面接評価シートを使って面接することにより、形式的で機械的な印象を候補者に与えてしまう可能性があります。確かに評価シートは判断のばらつきを防ぐために効果的ですが、その評価項目や評価基準だけに頼りすぎるのは考えものです。
面接評価シートに書かれた評価基準に沿った質問だけに終始せず、候補者に対して個別のフィードバックを与えたり、自由記述欄を活用したりしましょう。候補者に対して人間味ある対応を心がけることも大切です。
面接評価シートのデータ活用
自社にマッチした人材を獲得するためには、面接評価シートを使って得たデータを有効に活用する必要があります。ここでは、面接評価シートで収集したデータをどのように活用するかについて解説します。
採用プロセスの分析と改善
面接評価シートを用いて集めたデータを分析することによって、採用プロセスを分析し改善につなげることが可能です。効果的だった質問やあまり意味のなかった質問について、面接のたびに分析することで、評価シートのクオリティをさらに向上させられるでしょう。
人材データベースへの活用
評価シートに記録されたデータは、採用の選考材料として使用されますが、人材データベースへの活用も期待できます。このデータベースは、採用活動が終わった後にも、適切な人材配置や人材の育成に利用可能です。
面接官のパフォーマンス評価
面接評価シートのデータは、採用候補者の評価に使えるだけでなく、面接官のパフォーマンスを評価するためにも利用可能です。評価シートを通して得られたデータを分析することで、評価基準の見直しや面接プロセス全体の改善にもつなげられます。
まとめ：面接評価シートを活用して有望な人材を獲得する
本記事では、採用面接に面接評価シートを用いるメリットに言及し、シートの具体的な作成手順や作成の際のポイントや注意点を明らかにしました。
面接評価シートを活用することで、評価基準の統一が図られ、面接官の主観に左右されない公平な評価に近づけることが可能です。また、収集したデータは、その後の人材配置にも活用できるため、長期的な視点からも有益なツールであると言えます。
しかし、精度の高い評価シートを作成するためのノウハウがない場合もあるでしょう。そのような場合には、専門の業者に外部委託するという選択肢もあります。
