採用面接において、面接官は自社に適している人材を見極める役割と、企業の顔として自社の魅力を伝え、採用につなげる役割があります。面接官マニュアルを用いて面接官の対応を統一することで、面接をスムーズに進行し、公正な評価ができます。自社に適した人材を見極め、採用へつなげるために面接官マニュアルが有用です。
本記事では、面接官マニュアルを作成する必要性や、メリット、マニュアルに盛り込む基本項目、作成のポイント、注意点を紹介します。
面接官マニュアルとは
面接官マニュアルは、採用面接の手順や選考基準を統一するためのガイドラインです。採用面接をスムーズに進め、応募者を公正に評価するための重要な役割を担います。マニュアルに記載されている内容は企業によって異なりますが、面接官の役割や心得、事前準備、面接の進め方、選考評価基準、注意点などです。
面接官マニュアルの必要性
面接官は、採用面接を通して自社に適している応募者を見極めることを求められます。限られた時間でスキルや経験値を確認し、自社の業務内容や企業文化に合う人材であるか判断する必要があるのです。また、面接官は企業の顔としての役割も担っています。面接官に尋ねられた質問の内容や態度で企業に対するイメージや入社の意欲が変わります。応募者の希望に沿い、企業の魅力を伝えられれば入社の意欲が高まるでしょう。
面接官マニュアルを用いることで、面接官の対応を統一できます。自社に合う人材を見極め、採用につなげるために面接官マニュアルが有用です。
面接官マニュアルを作成するメリット
面接官マニュアルを作成するメリットは、採用活動の効率化や、企業のイメージアップなどです。ここでは、面接官マニュアルを作成する主なメリットを3つ紹介します。
選考基準の統一できる
面接官マニュアルを作成することで自社が求める人材、選考に必要な項目、評価方法などの選考基準を統一できます。選考基準を統一することは重要です。自社の業務内容とスキルが一致しない人材を採用すると、内定辞退や早期退職につながる場合があるからです。面接官マニュアルを用いて選考基準を共有し、長期間活躍できる人材を採用しましょう。
面接官ごとのバラつきを軽減できる
マニュアルを用いない場合、面接官の価値観や性格が影響し、判断にばらつきが生じます。また、面接官は自身が気づかないうちに、先入観をもって評価してしまうこともあります。
たとえば、第一印象や学歴、性別などで決めつけたり、自分と共通点がある人に高い評価を与えたりすることがあるのです。マニュアルを作成することで採用基準が明確化され、応募者を公正に評価できます。また、質問内容、面接官の行動、時間配分、選考過程のばらつきも軽減できます。誠実な対応を統一し、スムーズに面接を進めると好印象を残せるでしょう。
候補者体験が向上できる
候補者体験とは、求職者が企業を知り入社するまでの体験のことです。候補者体験が向上すると、企業イメージのアップや内定辞退防止につながります。候補者体験の向上に影響する項目は求人情報のわかりやすさ、応募方法の簡潔さ、採用面接の質や面接官の態度、結果の通知などです。
なかでも採用面接の印象は大きな影響を及ぼします。マニュアルを作成し、面接官の役割や心得、注意点などを共有することで、応募者に良い体験を提供できれば候補者経験が向上し、企業に好循環をもたらします。
面接官マニュアルに盛り込むべき基本項目
ここでは、面接をスムーズに進めるために面接官マニュアルに盛り込むべき基本項目について解説します。
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面接官の役割
面接官の役割を把握して面接に参加することが大切です。
まず、面接官の役割を記載しましょう。面接官の主な役割は2つあります。自社に適した人材を見極めることと、自社の魅力を伝えることです。自社に適した人材を見極めることは、ミスマッチによる早期退職を防ぎ、長期的に活躍できる人材の採用につながります。自社の魅力を伝えることは、入社の意欲を高め、内定辞退の防止につながります。自社の強みやアピールできることを記載しておくとよいでしょう。
面接官としての心得
つぎに、面接官としての心得を記載します。面接官としての心得を共有しておくことは、応募者の入社の意欲を高めるために大変重要です。
企業は応募者が自社に適した人材であるか評価しますが、応募者も企業を見極めているからです。たとえば、面接官は企業の顔であること、応募者と対等な立場であること、話しやすい雰囲気をつくることなどの心得を記載しましょう。
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面接前の事前準備
採用面接に参加するにあたり、必要な事前準備を記載して抜け漏れを防ぎましょう。
事前準備としては面接官マニュアルを確認し、手順や選考基準を把握しておきます。履歴書やエントリーシートの確認をしておくことも重要です。履歴書やエントリーシートを読み、書類だけではわからない真意やエピソードを深堀りすると面接が充実します。また、書類選考で気になることや深堀りしたいことなどを人事担当者から事前に共有しておくとスムーズに進行できます。
面接の基本的な進め方
面接は限られた時間で応募者を見極め、採用につながるよう自社の魅力を伝える必要があります。スムーズに進行できるよう基本的な進め方を記載しましょう。たとえば、アイスブレイク、自己紹介、企業紹介、面接官から応募者へ質問、応募者から面接官へ質問、事務連絡といった手順や所要時間を記載します。
面接の質問例
面接をスムーズに進行するために、アイスブレイクの質問、志望動機・スキル・コミュニケーション能力・ストレス耐性などの項目ごとに複数の質問を記載します。具体的には「今日は当社までどのくらいかかりましたか？」「志望動機を教えてください」「ご自分のスキルを当社でどのように活かしたいですか？」「当社での業務についてどの程度対応できるか経験を含めて教えてください」「強みとエピソードを教えてください」などの質問を準備しておきましょう。
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面接の選考評価基準
選考評価基準を明確にすることは自社の業務内容に適した人材を採用するために重要です。求める人材、評価項目、評価基準、優先順位を決め、具体的に記載します。評価項目はスキル、経験、コミュニケーション能力などのカテゴリー別に設定しましょう。評価基準はそれぞれの項目に対して合格ラインを設けます。また、どの項目を優先するかあらかじめ記載しておくとスムーズに判断できます。
面接における注意点・NG質問
面接官の印象が悪い場合、内定を辞退されたり、企業のイメージが悪化したりします。マニュアルにも注意点や聞いてはいけない質問を記載しましょう。
注意点としては、高圧的に感じる態度をとる、応募者の発言に対して反応しない、答えを強要するなどの行為があります。応募者が不快に感じ、悪い印象が残らないよう注意が必要です。また、質問でも控えるべき内容があります。厚生労働省の「採用選考時に配慮すべき事項」では、「本人に責任のない事項や、本来自由であるべき事項（思想・信条にかかわること）」は採用選考時に配慮すべきと記載されています。たとえば、家族構成や宗教、支持政党などの質問は行わないようにしましょう。
トラブルシューティング
近年では、採用面接をオンラインで行う機会が増えています。オンラインで行う可能性がある場合は、準備物や接続方法、手順などをマニュアルに盛り込みましょう。オンライン面接で発生しがちなトラブルは機器やネットワークのトラブルです。もし機器のトラブルが起きても、面接を進行できるように代わりの機材の準備や扱い方も確認しておくと安心です。
面接官マニュアルを作成する際のポイント
ここでは、面接官マニュアルを作成する際のポイントを解説します。
採用ペルソナを明確にする
実際に配属予定の部署がどのような目的で採用したいのか、どのような人材を求めているのかペルソナを明確にしましょう。たとえば保有している資格、スキル、実績、価値観など採用したい人材を具体的に設定します。ペルソナを明確にしてマニュアルを作成することでミスマッチを防ぎ、求める人材を見極めることや適した人材の採用につながります。
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定期的な更新する
面接官マニュアルを活用する場合は、定期的に内容を更新すると良いでしょう。実際にマニュアルを利用することで改善点が浮き彫りになったり、時代によりコンプライアンスの内容や基準が変化したり、自社の求める人材が変化したりするからです。
マニュアルを利用した人から修正案を募って検討し、さまざまな部署の意見も取り入れて修正していきましょう。また、マニュアルが周知されているか、マニュアルに沿って面接を行えているかを定期的に調査することも重要です。
新卒採用と中途採用で分ける
新卒採用と中途採用では求める人材が異なります。新卒採用では即戦力を望むのではなく、徐々に活躍できる人材になっていけるか見極めることが重要です。
一方、中途採用では即戦力を期待することが多いでしょう。面接ではスキルや経験、実績、自社の企業文化との相性などを確認する必要があります。
面接官用のマニュアルは、新卒採用と中途採用それぞれで求める人材像や評価基準を明確にし、別々に作成しましょう。それぞれに適した選考評価基準を設定することが大切です。
面接官マニュアル活用の際の注意点
面接官マニュアルを活用すると、面接官の対応を統一できるとともに、スムーズな進行や公正な評価ができる利点があります。一方で面接官マニュアルを活用すると面接官の個性やスキルを活かしにくいことや、面接が機械的になる可能性がある点に注意が必要です。
面接官の個性やスキルを活かしにくい
面接官がマニュアル通りに進めると、自身で考えた質問をする機会は多くありません。スキルがあり、経験豊富な面接官がいても能力を活かしづらいでしょう。また、マニュアルに記載されている質問だけでは、応募者の能力を正確に把握できない可能性もあります。
面接を充実させるために、必要に応じてマニュアルに記載されていない質問をしても問題ありません。
面接が機械的になる可能性がある
面接官マニュアルを活用すると、面接が機械的になる可能性があります。応募者によっては冷たいと感じ、企業に対して悪いイメージが残る場合があります。面接官は、親しみやすい表情を意識する、アイスブレイクで話しやすい雰囲気をつくるなどの配慮をし、応募者が安心して面接を受けられるようにしましょう。
まとめ：面接官マニュアルを作成して、採用のレベルアップを！
面接官マニュアルを作成すると、面接官の対応を統一できます。自社に適している人材を見極め、採用につなげるために面接官マニュアルが有用です。ただし、面接官の個性を活かしづらいことや面接が機械的になってしまい冷たい印象を与える可能性もあります。リラックスできる雰囲気づくりなどの配慮が必要です。
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