【フォーマット付】「要員計画」とは？策定フローと運用で注意すべき点を解説。

企業は、「ヒト」がいて初めて動く組織です。「どこに、何人、どんな人材が必要で、どうやって集めるか」を事前に計画を立てて実行して行く必要があります。この計画のことを要員計画と言います。

要員計画は、様々な手法で組まれます。この記事では、その計画策定の流れや運用方法について解説していきます。

要員計画をしっかり立てることで、効率的な採用を実施することができます。是非最後までお付き合いいただければと思います。また、フォーマットも添付しているので合わせて使ってみてください。

要員計画について

ここでは、そもそも要員計画がどのようなものかについて、大枠を解説して行きます。

要員計画とは？

要員計画とは、採用計画の中の「どこに、何人、どんな人材が必要で、どうやって集めるか」を計画のことを指します。具体的には下記のような内容を含んでいます。

組織が必要とするスキルや能力を持つ適切な人材を確保し、効果的に配置するための人員計画のことを指します。その主な目的は、組織の現在および将来の事業目標を達成するために必要な人材を特定し、確保することです。

要員計画の事業計画上の位置付け

要員計画の事業上の位置付けは下記の図のように表すことができます。要員計画と類似した言葉に「人員計画」と「採用計画」があります。ただ、これらは要員計画に内包される計画になります。

人員計画では現状の人員をいかに効率的に人材を配置するかを考えることに重点を置きます。つまり、確保・教育・配置するための計画です。

採用計画はその中の「確保」の部分の計画の部分を司る計画に位置付けられます。このように要員計画は採用戦略上重要な位置付けがなされていることがわかると思います。

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要員計画での数値の算出方法

要員計画の適正人員の算出方法には下記の二つの方法があります。

それぞれ詳細に解説して行きます。

トップダウン方式とは

トップダウン方式とは、事業計画や経営戦略など、自社全体の方針から理想的な人員数を把握する手法です。人件費や採算について厳密に計算したいときに便利な手法であり、経営層や人事部主導で要員調査できることも利点です。

また、人件費だけでなく損益分岐点、労働分配率、売上高からも逆算できます。大きな組織で用いられることも多く、属人性のない公平な判断が可能です。

ボトムアップ方式とは

ボトムアップ方式とは、必要な業務を実行するために必要な人員数を把握する手法です。人件費など予算をもとに組み立てるトップダウン方式とは異なり、業務量をベースに据えることが特徴です。

課で必要な人数から部全体の人数を割り出し、部で必要な人数から視点全体の人数を割り出し、と規模を大きくしていくことで、最終的な人員数を計算します。

要員計画を策定するための4つのフロー

ここでは、要員計画を策定する際のフローを紹介します。フロー通りに進行することで、理想とギャップのない計画を立てやすくなります。

STEP①｜社内の現状の調査及び分析

社内の現状分析からはじめます。社内の現状の調査において把握すべき点として「人員増減」が挙げられます。調査項目としては下記の項目が挙げられます。

論点としては、まず自社全体での年度当初と年度末の人員を調査します。これにより全社での1年間の人員増減を洗い出すことができます。また、部署や役職別でも算出できるようにしておきましょう。

STEP②｜要員調査を実施する

現状の人員増減等を元に、要員調査を実施します。

要因調査は組織の現在と将来の人材ニーズを特定し、それに応じて適切な人材戦略を策定することです。要員調査の手法として、下記の二つが挙げられます。

要因調査をする場合は、どちらか片方ではなく両方の方式を採用する必要があります。

トップダウン方式だけでは、現場の意向にそぐわない数字上の要員計画になりやすく、実務が回らない（もしくは過剰配置になる）などの課題が生じます。

ボトムアップ方式では、予算度外視の要員計画になりがちです。どちらの考えもバランスよく組み込み、経営層も現場も納得できる計画にすることが大切です

STEP③｜要員調整を行う

次に、要員調整を実行します。ここでは、要員調査で決まった人材数をどのように確保するか手段を決定します。

雇用形態に関しては関係ありません。新卒・中途、正社員・パート・アルバイト・契約社員・派遣社員など、でどの程度リソースを確保するのかを決定します。。

一度に大量の人員を確保したい場合は、転職サイトなど多数の求職者の目に触れる媒体を使うのがおすすめです。反対に、ペルソナと合致する特性を重視した質の高い採用活動をしたいのであれば、ダイレクトリクルーティングのようなスカウト型の採用を考えると効果的です。

STEP④｜要員計画を策定し実行する

人員確保の手段が決まったら、誰がどのようにして実行に移すかを考案します。一般的に、新卒採用は本社の人事部が担当することが多いです。企業説明会や多数の面接など採用工数がかかるので、採用に専念できる人事部などのチームが最適です。

一方、リファラル採用やダイレクトリクルーティングのように現場社員の協力が欠かせない採用手法も存在します。現場にすべて任せるのは避けるべきですが、人事部と現場が連携しながら採用活動できればより効果が高まります。

策定した要員計画を効果的に運用する方法

最後に、策定した要員計画が適切か確認する方法を紹介します。

要員計画は、事業計画や経営戦略の移り変わりとともに変化するものです。現場のニーズと照らし合わせながら定期的に見直し、必要に応じて練り直していきます。

ポイント①｜予実管理と分析を行う

要員計画と実績を比較し、分析しながら改善点を探す方法です。より効果を可視化しやすく、PDCA分析をする際にも役立ちます。

万が一ズレが生じていたら、要員計画自体を見直すか、採用手法を見直すかを検討しましょう。ズレがなく理想通りに進んでいれば、ほかの部署にも応用するなど、より高い精度での要員計画実施を考えます。

ポイント②｜現場へのヒアリングを行う

配置した現場へ、採用した人員についてヒアリングを実施する手法です。現場のニーズと合った人材が採用されているか、選考時の印象と配属後の印象にギャップがないかなど、個人単位で見直しましょう。ズレがある場合、採用基準や選考の評価シートにミスマッチが生じている可能性があります。

最悪の場合、採用した人が早期離職してしまうおそれもあるので、早めのフォローアップを実施します。また、「採用後も人員数が足りない」などの声が挙がれば、再度要員計画を策定しましょう。

ポイント③｜採用ターゲットを再度明確にする

分析やヒアリングをもとに、再度採用するターゲットを明確にする手法です。採用したい人材像をペルソナとして設け、知識、実績、経験、スキルだけでなくカルチャーフィット具合や行動特性なども見ながら選考の現場に落とし込みます。

採用ターゲットを可視化しておけば、面接担当者との相性や一方的な好き嫌いだけで合否が決まってしまう「属人化」を防げます。採用のフローを平準化し、誰が面接を担当しても理想に近い人材を採用しやすくなるので、ぜひ取り入れてみましょう。

まとめ

要員計画は、中長期的に会社を見据えながら自社戦略に合った人材確保に貢献する手法です。中長期的な視点でミスマッチを軽減できれば、早期離職による慢性的な人材不足や採用コストの増加を防ぐことにつながります。

採用の方針も決まりやすく、現場の声も経営層の声も計画に反映できるので、ぜひ取り組んでみましょう。

また、要員計画の算出フォーマットも添付しているので合わせて活用してみてください。