オンライン説明会の主な種類とは
オンライン説明会の種類には、大きく分けてライブ配信型と録画型の2種類があります。まずはそれぞれの特徴を知っておきましょう。
ライブ配信型
ライブ配信型は、リアルタイムで説明会を実施する方法です。説明会の配信と同時に、参加者が視聴する形になります。
リアルタイムなので、学生と企業担当者がコミュニケーションを取りやすいのが特徴です。チャットなどのツールを活用すれば、参加者の反応もその場で確認することができます。
通信状態などによっては、接続不良などイレギュラーな事態が起こることもあるため、事前の対策が必要です。また、関係各所や参加者のスケジュール調整が必要となり、録画型と比べて開催のハードルは上がります。
録画型
録画型は、事前に録画した会社説明会の動画をオンラインで配信する方法です。ライブ配信型と違い、決められた時間に行う必要はなく、何度でも撮り直しができるメリットがあります。
参加者の立場からすれば好きな時間に閲覧し、気になるところは見直すこともできるので、効率良く企業を理解できる方法として受け入れられやすいです。
しかし、一方的に動画を見ているだけなので、質問など双方向のコミュニケーションを取ることは難しいです。
途中で飽きて最後まで見てもらえない、どこで離脱したのか分からない点はデメリットとして挙げられます。
オンライン説明会のやり方をステップごとに紹介！
トラブルなくオンライン説明会を開催するためには、事前の準備が大切です。ここからは、オンライン説明会のやり方について、分かりやすく解説します。
ネットワーク環境や機材の準備をする
オンライン説明会を開催するにあたって、まずは必要な機材とネットワーク環境を準備しましょう。
最低限必要な機材は、パソコンとマイク、カメラです。自社で編集を行うのであれば、動画編集ソフトも準備しておきます。
動画を安定して配信するためには、十分な速さのネットワーク環境も整えておかなくてはなりません。Wi-Fi、有線LANのどちらでも構いませんので、本番前に配信テストを行って、問題がないかどうかを確認しましょう。
説明会の形式に合わせて配信用ツールを選定する
オンライン説明会の配信用ツールにはいくつか種類がありますが、どのような形式で説明会を行うかによって、適したツールが異なります。
オンライン説明会の開催形式は、主に以下の4種類です。
・ウェビナー型…ウェビナーは「Web」と「セミナー」を掛け合わせて作られた造語で、オンライン説明会の主流となっている形式。講師が参加者に向かって説明をする形で行われるため、双方向のコミュニケーションはあまり想定されていない。
・Web会議型…参加者全員が話し手となって参加する形式で、相互にコミュニケーションを取ることができる。
・テーブル型…ウェビナー型とWeb会議型のメリットを合わせたような形。必要に応じてウェビナーのように全体へ向けて講演などを行ったり、小規模のグループに分かれて話し合いをしたりできる。
・動画配信型…事前に録画した動画を配信する形で行われる。
それぞれの形式に合った配信ツールがあるので、ツールを決定する前に、まずはどのような形で行うかを検討しましょう。
配信ツールは無料で利用できるものもありますが、時間や人数に制限が設けられていることが多いです。大人数が参加する場合や長時間にわたる場合は、有料プランを選ぶのをおすすめします。
オンライン向けのコンテンツを準備する
オンライン説明会は学生にとって参加しやすいものの、離脱者が出やすい側面もあります。
また、オンライン形式が普及してから、学生が参加する説明会の数も多くなっている傾向にあり、学生が求める内容の質も高くなっています。
これまで対面ではうまくいっていたコンテンツでも、オンラインになると見え方や伝わり方が変わるかもしれません。そのような背景を念頭に置き、最後まで参加してもらえるよう、学生が途中で飽きないようなコンテンツを準備する必要があります。
自社の強みを明確にしたうえで、印象に残るようなスライドや動画を作成しましょう。例えば、見やすい構成にする、写真やイラストでわかりやすく説明するなどの工夫が大切です。
参加方法や注意点を学生に伝える
当日までに日時や参加リンク、欠席する場合の連絡先、参加する上での注意点などを学生に周知しておきましょう。
オンライン説明会は質問がしにくく、質疑応答の時間が限られており、聞きたいことが聞けるか不安に思う学生もいるかもしれません。
説明会で聞かれることの多い「よくある質問」を事前にまとめておき、日程などの情報と合わせて伝えておくと、学生の不安も軽減されます。
配信トラブルなどが発生した場合の対処についても、事前に知らせておくと安心です。
オンライン説明会を成功させるポイント
オンライン説明会は参加する学生の反応が見にくく、成功の可否が判断しにくいです。成功させるためには、事前の準備や工夫が必要になります。
ここからは、オンライン説明会を成功させるためのポイントを4つご紹介しましょう。
トラブルを想定して準備しておく
どんなに入念に準備していても、トラブルが起きることはあります。ネットワーク通信が途切れた場合など、想定されるトラブルは事前に対応策を考えておきましょう。
トラブル対応がうまくいかずに説明会が滞ってしまうと、会社の印象もマイナスになってしまうかもしれません。
そのため、あらかじめ社員にトラブルの対応策を共有したり、万が一途切れた場合の連絡先を事前に伝えたりと、滞りなく説明会が進むよう準備することが大切です。
参加者からの質問に対応できるようにする
オンライン説明会は一方的な発信になりがちなので、学生が主体的に参加できるよう質問コーナーを作ってみましょう。質疑応答にあてる時間を設けるのはもちろん、チャットに書き込みしてもらうようにすれば、適宜質問を拾い上げることもできます。
録画配信型の場合でも、質問を受ける場を作ることは可能です。視聴後にSNSやメールで質問を受け付け、それに対して返信する形でも良いでしょう。説明会の前に質問を募り、動画の中でそれに回答する方法もおすすめです。
画面映りに気を配る
オンライン説明会は、画面映りにも配慮する必要があります。
画面の映りが暗いと印象が悪くなったり、余計なものが映り込んでいると気が散ったりしてしまいます。配信チェックやリハーサルの際に、映り方をチェックしておきましょう。
画面がどうしても暗くなってしまうのであれば、ライトを用意して明るく見えるよう工夫しすることも大事です。画面が明るくなるだけで、話している人の印象が良く見えるようになります。
採用につながる導線を準備する
オンライン説明会は気軽に参加しやすいというメリットはありますが、しっかりと導線を考えておかないと、応募数のアップにつながりません。次に進んでもらえるよう、応募しやすい仕組みを考えておきましょう。
気になったらすぐに応募してもらえるよう、説明会の途中で応募フォームをチャット欄に共有するのも良い方法です。
また、「オンラインからすぐに対面での面接へ進むのはハードルが高い」と考える学生のために、選考前にカジュアル面談を実施する方法もあります。
オンライン説明会から採用につなげていきたい場合には、「社長メシ」がおすすめです。社長メシは企業と学生側、双方向でオファーを送り合い、食事会などのイベントを通して交流ができる採用マッチングアプリです。
社長メシなら、アプリ内に会社説明会の動画をアップでき、学生に閲覧してもらえます。閲覧後、選考に進みたい学生からエントリーがきます。その後、学生とカジュアル面談を通して相互理解を深めることが可能です。
社長本人が説明会や面談に参加し、学生に向けて事業への熱い思いや将来の展望を語る機会を設ければ、企業のファンを増やすことにもつながり、想いに共感した人材を集められます。自社の理念に一致する人材をお探しなら、ぜひ「社長メシ」をご活用ください。
まとめ
オンライン説明会は場所に制約がないぶん、学生は気軽に参加することができます。その一方で離脱率が高く、採用につなげるためには飽きさせないコンテンツを準備するなどの工夫が必要です。
説明会は今後も、オンラインでの開催が主流となる可能性が考えられます。今回ご紹介した内容を参考に、まずはどのような形式で行うのか、伝えたい自社の強みとは何かをまとめるところから始めてみてはいかがでしょうか。
