採用稟議書の必要性
採用稟議書とは、採用担当者が求人募集を開始したときや採用決定時に、上司や社長などの社内の関係者と情報を共有し、決裁をもらうための書面です。
採用予算を超える求人募集をする際はもちろん、事業管理者やコア業務に携わる特定スキル保有者を採用する場合など、採用担当者が自身の権限で決められない事項が発生したときに作成します。
関係者への情報の共有漏れを防ぐほか、認識のズレを防いだり、協力体制を整えたりするために必要です。
採用稟議書を作成するメリット
稟議制度は、日本独自の決裁システムともいわれています。上下関係を大切にする縦割り組織の日本特有の考え方で、「官僚的な古いシステム」や「承認されるまでに時間がかかってしまう」といった理由で好まれなかった時期もあるのです。
しかし、近年は採用稟議書のメリットが見直され、導入する企業も多くなってきました。ここでは、採用稟議書を作成するふたつのメリットを紹介します。。
1.関係者が集まって会議を行う必要がない
承認される前提で合意を得たり、情報を共有したりする場合、忙しい業務の合間を縫って会議を設定するのは時間の無駄になりかねません。
会社の規模や参加する関係者にもよりますが、会議を開くとなると場所の確保はもちろん、参加者へのアポや日程調整などさまざまな業務が追加で発生します。
また、普段の業務が忙しくてスケジュール調整が難しい関係者がいる場合は、会議が先延ばしになり、その結果合意を得るまでに時間がかかってしまうこともあります。
採用稟議書を作成して活用すれば、会議を行う必要がなくなり、会議に使う時間やスケジュール調整の工数も削減され、その時間を有効に使えるようになるでしょう。
2.採用について、全社で認識を統一できる
採用活動では、採用担当者と上層部、各部署の関係者との間で、採用の方向性や認識のズレが生じやすいです。採用の方向性がズレてしまっていると、イメージしていた人物像と違ったりスキルが不十分だったりと、採用後に問題が発生します。
せっかくコストをかけて採用するのであれば、ミスマッチが起きてしまわないように、採用の方向性や状況は社内の関係者で認識を統一しておくことが必要です。
採用稟議書には採用の方向性のほか、今後の予定や費用などの具体的な数字が記載されています。そのため、会議で時間をかけてすり合わせることもなく関係者の認識を統一することが可能です。
また、採用プロセスに関しても稟議書内で文書化しておくと、共有と同時に整理もしやすくなるメリットもあります。結果の記録なども残しておくことで採用後の振り返りにも役立てられるでしょう。
社内の関係者が認識を統一できていれば協力体制も構築しやすいものです。スムーズな採用活動を実施するためにも、採用稟議書は役立ちます。
採用稟議書を作成する際に盛り込むべき項目
初めて採用稟議書を作成する場合は、どのような内容を書けば良いのか迷ってしまうかもしれません。採用稟議書には「募集開始時の稟議書」と「採用決定時の稟議書」の2種類に分けられます。
今回はそれぞれの稟議書に盛り込むべき項目についてまとめました。採用稟議書作成の際に、これらの項目を記載しているか確認しながら作成してみてください。
募集開始時の稟議書に必要な項目
まずは、募集開始時に作成する稟議書の項目について解説します。以下5つの項目は、募集開始時の情報を共有するために必須の事項です。5項目すべてを記載して、稟議書を作成しましょう。
採用予定人数、職種、配属先
募集に関する基本情報として、採用を予定している人数とどこの部署に配属してどのような業務をしてもらうかを記載します。
雇用形態や勤務時間なども明記して、稟議書を読んだ人が具体的にイメージできるように細かく作成します。
募集を行う理由
人材の募集を行う理由も稟議書内に記載し共有します。募集の必要性が関係者に伝わるように、具体的に記載しましょう。
募集を行う理由が明確であれば、稟議書の承認は得やすいです。例えば、「新事業を開始するために〇〇のスキルを持った人材が必要」「〇〇部署の退職者が出るため◯月までに人材が必要」など、各部署に必要な人材についてのヒアリングも実施して理由を明確にしておきましょう。
募集を行う理由は、関係者との認識の統一はもちろんですが、文書にまとめることで採用担当者が改めて求人募集をする理由を再認識し、採用活動に生かせるようになります。
募集を行う期間といつ入社か
いつから募集を開始していつで締め切るか、入社予定日はいつかなどを明確に記載します。募集期間や入社日を決定しておくことで、採用担当者をはじめ各部署の関係者もアクションプランを立てやすくなり、スムーズな対応を実現可能です。
先に入社日を設定して、入社日から逆算するようにして募集を行う期間を設定しましょう。
応募の要件
どのようなスキル・業務経験がある人を採用するかなど、求める人物像について詳しく明記します。
応募の要件として未経験でも可能かどうかなども含めて、各部署の関係者にヒアリングしてから稟議書に記載すると安心です。
とはいえ、優秀な人材を確保したいと思うあまり、条件を厳しく設定しすぎるのは避けましょう。該当する人材が限られてしまうので、関係者とよくすり合わせを行ってから記載するようにしましょう。
費用と募集媒体
採用活動では、さまざまな求人媒体やツールを使用します。どの媒体にどれくらい費用が必要になるのかをしっかりと明記しておきましょう。費用対効果まで記載できれば、承認を得やすくなります。
費用面に関しては、会社としてもかなり重要な項目となるので、各媒体から見積りをもらって比較したうえで記載すると良いでしょう。
採用決定時の稟議書に必要な項目
ここでは、採用決定時に作成する稟議書について解説します。募集開始時の稟議書に必要な項目とは異なる項目で構成されるので、確認しておきましょう。
採用者の名前、業務経験、保有資格など
採用者の基本情報を稟議書に記載して、関係者に共有します。基本的には「名前」「生年月日」「年齢」「業務経験」「保有資格」などが記載されていれば良いです。
会社によっては卒業した大学と学部を記載することもあります。
採用に至った理由
面接を経て、採用した理由や評価したポイントを記載しましょう。応募者の強みやこれまでの経験、知識などを踏まえ具体的に記載します。
稟議書に目を通した人が納得できる理由を、わかりやすく記載すると承認が得やすいです。
職種・業務内容
新しく入社する人の配属先や担当業務を記載します。社内の関係者の関心が高い項目ですので、具体的にイメージできる書き方をしましょう。
また明確な情報を共有すれば、各部署でも受け入れ体制を整えられ、入社後にスムーズに業務にあたることが可能です。
入社予定日
入社予定日には、明確に「2022年◯月◯日入社予定」というように西暦から具体的に記入します。各関係者の事前準備もあるため、忘れず記載するようにしましょう。
就業時間、賃金などの労働条件
入社する人は、どのような条件で働くのか労働条件を明記します。就業時間や給与をはじめ、雇用形態や保険、福利厚生まで細かく記載してください。
一般的には、労働者に渡す労働条件通知書の内容を記載すれば、稟議書の内容としても十分です。
採用稟議書を作成する際の注意点
それぞれの採用稟議書に記載する項目を紹介しました。ここでは、ポイントと注意点について紹介します。
採用理由・目的・評価ポイントを明記する
採用稟議書を作成するコツは、読み手を意識した文書にすることです。採用稟議書は、業務内容を熟知している人だけでなく、さまざまな関係者が目を通します。
とくに採用理由や目的、評価ポイントは、文章でダラダラと書くのではなく、詳しい情報を知らない人が読んでも理解できるように簡潔に整理して記載するようにしましょう。
内容に漏れや情報の重複がないか確認する
多くの人が読む採用稟議書は、必要情報を漏れなく伝えることが重要です。自分の中では当たり前の事項だからといって勝手に省いてしまうと、相手に正しく共有されず思わぬトラブルを招く可能性もあります。
必要な項目を網羅して、くまなく情報共有ができる採用稟議書の作成を心がけましょう。
関係者の数や採用スケジュールを考慮する
採用稟議書を作成する際は、できるだけ早い段階で作成し提出できるようにしておきましょう。会社の規模にもよりますが、関係者全員から合意を取るまでに時間がかかってしまうこともあります。
全員から合意を取るまでの期間を予測し、入社予定日も踏まえたうえで逆算して提出するようにしましょう。
まとめ
採用担当者が自分の権限のみで決定できない事項は、採用稟議書を作成し決裁を促します。採用稟議書を作成することで会議の時間を削減できるほか、情報共有を円滑にしてスムーズな採用活動が実現可能です。
採用稟議書を作成する際は、ここで紹介した項目を参考に、わかりやすく伝わる稟議書を作成しましょう。
